[Deze post is deel van de serie over Time Management in de Kerk] Onze overvolle email inbox kan echt een bron van frustratie worden. Als je maar blijft proveren je mail bij te houden, maar er komt telkens weer wat bij en die inbox wordt maar niet leger, daar kun je bijkans moedeloos van worden. Je gaat je afvragen hoe andere mensen dat doen. Is het überhaupt mogelijk om je email inbox leeg te houden, om dit goed bij te houden?
Mijn email inbox zit normaal gesproken onder de tien mails aan het einde van de dag en ik spendeer echt geen uren per dag aan het afhandelen van mail. Dus mijn antwoord is ja, het is mogelijk om je email inbox leeg te houden en nog steeds aan ‘echt werk’ toe te komen. Hier is wat ik doe om mijn mail box leeg te houden:
Zorg dat je minder mail krijgt
De eerste stap is om ervoor te zorgen dat je minder emails binnen krijgt, dit heb ik in de vorige post al besproken. Dit is natuurlijk een geweldig nuttig begin!
Een overvolle email inbox kan een behoorlijke bron van frustratie worden.
Bekijk je mail eens of twee keer per dag
Ik weet dat dit voor veel mensen een uitdaging is, maar het gaat je echt veel tijd schelen als je slechts één of twee keer per dag je mail checkt. Je zit alleen maar dubbel werk te doen als je wel mail leest, maar niet direct afhandelt. Dus sluit je mailprogramma als je aan het werk bent zodat je ook niet in de verleiding komt en zet alle notificaties uit op je computer of telefoon!
Organiseer je inbox
Dit gaat je veel tijd schelen: organiseer je inbox of zorg voor een geweldig zoeksysteem. Bij de eerste methode maak je folders aan voor elke categorie mail die je krijgt en hier archiveer je dan de mails in zodra je ze hebt afgewerkt. Maak niet te veel folders aan en geef ze duidelijk namen. Voorkom een categorie ‘diversen’ of ‘overig’ want dat wordt een grote vergaarbak. Zo kun je mails makkelijk en snel terugvinden. De andere methode is om alle afgehandelde mail in één folder te mikken en met een goed zoekprogramma de mails terug te vinden. Als je hier handig in bent, scheelt dit je veel tijd.
Handel je mail goed af
Als je een email leest, handel hem dan meteen af op één van de volgende manieren:
- Als beantwoorden minder dan twee minuten kost, doe dat dan meteen. Stel het niet uit, want dan moet je hem nog een keer lezen, dus dat is dubbel werk.
- Als je iets moet doen voordat je de mail kunt beantwoorden, zet dat dat op je to do list. Ik forward de mail vervolgens naar Evernote naar mijn Waiting For map of naar de dag dat ik uiterlijk moet antwoorden. Je kunt ook een Waiting For email folder aanmaken als je geen Evernote of iets dergelijks gebruikt. De mail zelf archiveer ik vervolgens. Let erop dat je email inbox geen to do list is en dat je die ook niet als dusdanig moet gaan gebruiken, want dan verlies je het overzicht en gaat je inbox inderdaad snel uitpuilen.
- Vraag jezelf af of je de mail echt moet beantwoorden. Als het enkel een bevestiging is, reageer dan niet anders gaan zij weer terugmailen. Soms mailen mensen je ook met de bedoeling dat jij hun probleem gaat overnemen. Probeer in dat geval eens de methode om helemaal niet te reageren en kijk wat er gebeurt. Houd goed in je achterhoofd dat je niet verplicht bent om op alle mails te reageren, zeker niet als ze ongevraagd en/of ongepast zijn!
Houd het kort
Hoe korter een mail, hoe beter. Als je degene niet kent aan wie je mailt is het wellicht handig om iets van een vriendelijke intro te schrijven, maar in alle andere gevallen kun je to the point blijven. Hopelijk resulteert het ook in korte mails van hun kant 
Gebruik email filters
Ik heb een aantal abonnementen op email nieuwsbrieven. Ik vind deze waardevol, anders zou ik ze afzeggen, maar ik wil ze niet in mijn inbox hebben. Ik heb dus een filter gemaakt wat deze nieuwsbrieven automatisch in een folder stopt waar ik dan naar kan kijken als het me uitkomt. Hetzelfde geldt voor alle mogelijke reclame (opnieuw: ongewenste reclame blok ik, maar er zijn aanbiedingen die ik graag in de gaten houd).
Plan afwezigheid
Terugkomen na een vakantie is met recht vaak een ramp als het om email gaat. Je kunt dit enigszins voorkomen door een automatische ‘out of office’ melding waarin je aangeeft dat je weg bent, deze mails dus niet leest en dat als het echt belangrijk is, mensen de mail nog een keer moeten sturen als je terug bent. Negen van de tien keer vergeten ze dit of zoeken ze iemand anders die hen kan helpen – probleem opgelost. Je mag hier best een beetje egoïstisch zijn! Evengoed is het verstandig de eerste dagen na je afwezigheid extra tijd in te plannen om je mail weg te werken.
Leer fatsoenlijk typen
Je denkt misschien dat ik een grapje maak, maar ik meen het echt. Eén van de redenen waarom ik goed ben in het bijhouden van mijn email is dat ik wanzinnig snel kan typen. Als je een langzame typer bent, investeer dan wat tijd in het leren om met tien vingers te typen of probeer eens dictatie-software. Kon je nog wel eens veel tijd gaan schelen!
Wat doe jij om je email bij te houden? En als jij iemand bent met een overvolle email inbox, wat is je grootste uitdaging hierin?
