[Deze post is deel van de serie over Time Management in de Kerk] Eén van de grootste frustraties is onze email inbox die maar vol blijft lopen. Hoe hard we ook proberen om onze email bij te houden, het blijft maar toenemen. We gaan daarom in twee posts bekijken hoe jij je email inbox bij kunt houden en we beginnen vandaag met een hele makkelijke oplossing die vaak over het hoofd wordt gezien: zorgen dat je minder email krijgt.
Heb je wel eens stilgestaan bij het feit dat jij invloed hebt op de hoeveelheid email die je binnenkrijgt? Het is geen hogere wiskunde hoor, maar er is een directe relatie tussen bijvoorbeeld het aantal emails wat jij zelf verstuurt en het aantal emails wat je binnenkrijgt. Heb je wel eens kritisch gekeken naar je eigen email gewoontes om te zien wat jij kunt doen om de stortvloed aan email te verminderen?
Hier zijn 13 manieren om de hoeveelheid email te verminderen:
1. Stuur minder emails
Als je minder emails wilt ontvangen, stuur er zelf dan ook minder. Vraag jezelf voordat je een email gaat schrijven eerst af of dit echt de meest efficiënte manier is om dit af te handelen. Mijn vuistregel: als ik veel informatie nodig heb van iemand (‘wat weet jij over…’ of ‘hoe moet ik dit aanpakken?’) of als ik meer dan vier vragen moet stellen in een email, is bellen meestal sneller en makkelijker.
Heb jij ook last van een overvolle email inbox? Probeer dan deze 13 tips eens om minder email te krijgen…
2. Stuur minder CC’s
Mensen een CC of BCC sturen is een akelige gewoonte geworden. Iedereen gaat antwoorden en je verliest niet alleen het verzicht uit het oog, maar moet nu op 16 mails van 6 verschillende mensen gaan reageren in plaats van alleen van degene met wie je het moest afstemmen. Gebruik (B)CC daarom zo min mogelijk.
Is het echt nodig om bijvoorbeeld de predikant in te seinen? Knip en plak dan even de relevante stukken uit de emails en stuur die rechtstreeks naar hem of haar. Hij/zij zal je dankbaar zijn niet al die mails te hoeven te lezen.
3. Reageer niet op (B)CC’s
Als jij wordt ingekopieerd in een email wisseling, reageer dan niet. Als je de zaken uit de hand ziet lopen kun je er altijd nog even een telefoontje aan wagen. Mensen gaat er vaak stilzwijgend van uit dat als ze hun leidinggevende maar cc’en, die het probleem wel overneemt. Weersta dus de verleiding om iemand anders’ probleem op te lossen en reageer niet, tenzij je direct een vraag gesteld wordt. En spreek mensen die jou onnodig cc’en hierop aan.
4. Gebruik nooit ‘reply to all’
Als je email inbox helemaal leeg is en je echt zit te wachten op extra werk, moet je vooral de ‘reply to all’ optie gebruiken. In alle andere gevallen niet doen, tenzij het echt, echt nodig is. Ik heb ooit een email conversatie van meer dan 100 mails gehad over de simpele vraag wie wat meenam voor een lunch…
5. Beantwoord alle vragen
Als je minder email wilt krijgen, zorg er dan voor dat je alle vragen die je gesteld werden ook daadwerkelijk beantwoord in je mail. Speel waar mogelijk in op te verwachten vervolgvragen en neem die ook meteen mee. Zo voorkom je dat je nog een mail krijgt waar je weer op moet antwoorden. En ook hier geldt weer: kost je antwoord meer dan pakweg vijf minuten om te typen, overweeg dan om te bellen.
6. Zet lees- en ontvangstbevestigingen uit
Ik heb eerlijk geen idee waarom mensen deze meldingen aanzetten, ik zou er gek van worden om zoveel notificaties in mijn inbox te krijgen. Gebruik deze optie alleen als het echt nodig is, bijvoorbeeld als een email tijdskritiek is of mogelijke wettelijke gevolgen kan hebben.
7. Voeg het originele bericht toe
Stel je email zo in dat bij het beantwoorden het oorspronkelijke bericht wordt opgenomen. Dat voorkomt dat de ontvanger moet gaan nadenken op welke mail je reageert en hier wier onnodig over gaat mailen. Het helpt je ook om het overzicht te behouden.
8. Houd je mails kort en duidelijk
Als jij zelf duidelijk en to the point communiceert, zul je minder email krijgen. Herlees al je berichten voordat je ze verstuurt en check of je een onderwerp hebt gegeven en of je mail een boodschap heeft. Wat wil je dat de ontvanger doet? Is dat duidelijk voor hem/haar? Er worden nog steeds veel te veel (lange) emails geschreven zonder een duidelijke boodschap of vraag voor de ontvanger. Maak je vraag in de eerste paar zinnen duidelijk, dan weet de ontvanger wat er gaat komen.
9. Forward geen mails zonder toelichting
Ik heb met regelmaat mails gekregen die geforward waren zonder enige toelichting. Dat maakte dat ik weer moest gaan terugmailen met ‘waar gaat dit over’ of ‘wat wil je dat ik hiermee doe’. Als je een mail doorstuurt, voeg dan even een regeltje toe zodat de ontvanger weet wat er van hem/haar verwacht wordt.
10. Informeer mensen over je responstijd
Als je een mail krijgt die je niet direct kunt beantwoorden, laat mensen dan even weten wanneer ze antwoord kunnen verwachten. Dat voorkomt dat ze je reminders gaan mailen.
11. Schrijf geen mails als je emotioneel bent
Een gegarandeerde manier om een barrage aan emails te krijgen, is door boze mails te sturen aan mensen. Dit resulteert vaak in een stortvloed van emotionele mails die niet zelden kwetsend zijn voor betrokkenen. Maak een harde afspraak met jezelf om nooit, nooit een mail te sturen als je boos of overstuur bent. Wacht tot de volgende dag of hoelang het ook maar duurt voordat je brein weer controle heeft over je emoties.
12. Unsubscribe van lijsten
Krijg je allerlei nieuwsbrieven waar je je ooit voor hebt aangemeld, maar die je nooit leest? Unsubscribe. Als je later nog weer eens naar de lijsten wil kijken, noteer ze dan in Evernote. Heb je ze een paar maand later niet gemist, dan kun je met een gerust hart unsubscriben.
13. Geef ‘als dan’ opties
Tot slot nog een zeer praktische tip die ik las op de site van Michael Hyatt: voorkom allerlei mails doordat je maar een enkele optie geeft. Als je drie data voorstelt, zet er dit dan bij: als één van deze data jou goed uitkomt, laat me een weten welke en hoe laat dan staat onze afspraak. Zo niet, zou je me dan drie mogelijkheden kunnen geven die jou goed uitkomen?
Deze simpele tips kunnen je helpen om de hoeveelheid mail die je krijgt te reduceren. Kijk ook eens naar dit email charter voor inspiratie, een zeer origineel idee!
In de volgende post gaan we kijken hoe je met de overblijvende inkomende mails moet omgaan zodat je deze efficiënt en effectief afhandelt.
Heb jij wel eens bewust geprobeerd om minder emails binnen te krijgen? Welke tips hebben jou geholpen?
